Buchführung – Steuerkanzlei Kröning

Die regelmäßige Buchführung ist häufig bereits gesetzlichen Anforderungen geschuldet. So sind viele Unternehmer zur unterjährigen Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet, welche ohne eine ordnungsgemäße Verbuchung der Geschäftsvorfälle quasi undenkbar wäre. Darüber hinaus aber dient die Buchführung der laufenden Überwachung des Geschäftsbetriebes und dessen Entwicklung. Nur auf Basis einer ordnungsgemäßen und zeitnahe angefertigten Buchführung kann der Unternehmer seinen Erfolg oder auch Misserfolg zeitnah nachvollziehen und entsprechende Konsequenzen ziehen. Empfehlenswert ist es, anhand der auszuwertenden Buchführung die Erreichung der zuvor definierten Ziele zu überprüfen und diese gegebenenfalls anzupassen. Am Jahresende dient die Buchführung der Grundlage für den zu erstellenden Jahresabschluss. Da eine Buchführung fortlaufend anzufertigen ist, bieten sich zeitlich definierte Auswertungsziele an. In der Praxis erfolgen diese Auswertungen zumeist in Form eines Monatsabschlusses, eines Quartalsabschlusses und anschließend des finalen Jahresabschlusses. Sofern die Buchführung mit entsprechender Präzision angefertigt wurde, kann diese bereits unterjährig einen zuverlässigen Trend für die Unternehmensentwicklung liefern.

Eine Buchführung ist grundsätzlich zeitnah und vollständig auf Basis sämtlicher Geschäftsvorfälle anzufertigen. Der Unternehmer, welcher ohnehin verpflichtet ist, sämtliche Belege aus diesen Geschäftsvorfällen aufzubewahren, hat diese als Grundlage für die steuerrechtlichen und gegebenenfalls auch handelsrechtlichen Aufzeichnungen zu verwenden. Hieraus werden Vermögensübersichten sowie die Aufstellung von Aufwendungen und Erträgen angefertigt. Nach Abschluss einer monatlichen Buchführung sollte ein fremder Dritter die Möglichkeit haben, die monatlichen Geschäftsvorfälle sowie die Entwicklung des Unternehmens nachzuvollziehen. In diesem Falle werden den sogenannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung Rechnung getragen. Dem Unternehmer sollte die Auswertung der Buchführung als Wegweiser für künftige Planung dienen, welche stets definiert, überwacht und angepasst werden sollten.

Für die Erstellung einer Buchführung ist gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Die Belege, welche sich aus Verträgen, Rechnungen und Quittungen zusammensetzen können, sind für die Erstellung der Buchführung zusammenzutragen und auch darüber hinaus noch aufzubewahren. Transaktionen, welche auf dem geschäftlichen Konto stattfinden, sollten lückenlos beleghaft nachweisbar sein. Insgesamt sind die Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 AO). Sofern Bartransaktionen über das Unternehmen abgebildet werden, sind gesonderte Aufzeichnungspflichten einzuhalten. Darüber hinaus sind elektronische Kassen mittels zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtungen zu schützen. Zu dieser Thematik ist ein Informationsdokument „Die elektronische Kasse“ im Downloadbereich zu finden.

Grundsätzlich sollte eine Buchführung schnellstmöglich nach Ablauf des betreffenden Monats angefertigt werden. Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung endet am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. Muss demnach eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, endet die Frist zur Anmeldung zehn Tage nach Ablauf des betreffenden Monats. In diesem Falle kann jedoch auch ein Antrag auf Dauerfristverlängerung bei dem zuständigen Finanzamt gestellt werden. Gegen Hinterlegung einer Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Vorjahressumme der angemeldeten Umsatzsteuer gewährt das Finanzamt dem Unternehmer eine einmonatige Fristverlängerung für die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung, so dass diese erst zum zehnten Tag nach Ablauf des Folgemonats (des Voranmeldezeitraums) abzugeben ist.

Die digitale Buchführung ermöglicht es dem Unternehmer stets und ortsunabhängig Einsicht in die unternehmerischen Zahlen zu nehmen. Sämtliche Daten und Belege sind über intelligente Suchfunktionen schnell und simpel auffindbar, so dass die Hauptargumente für eine digitale Buchführung der Zugewinn an örtlicher und räumlicher Flexibilität, aber auch die erhebliche Effizienzsteigerung sind. Darüber hinaus gibt Ihnen die digitale Aufbereitung Ihrer Belege die Gelegenheit für eine strukturierte Aufbewahrung.